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評価フィードバックをマネジメントに活用する方法
★ご質問の内容・・・評価フィードバックをマネジメントに活用する方法★

【メルマガ読者 Cotoさんからのメール】

  はじめまして。今日は、評価のフィードバックの方法について教えていただきたい
  ことがあり、メールをさせていただきました。

  年度末が近づき、私の会社でも間もなく評価が始まるのですが、その手続きに
  時間を取られて戸惑っています。

  「評価は育成のために行うもの」という理屈はよくわかるのですが、なかなか
  現実には実感できず、「面倒くさい」ばかりが先にたってしまいます。

  私の会社では昨年新人事制度が導入されたばかりで、人事がその定着化に
  力を入れており、

   「フィードバック面談は最低30分は行うように」

  という通達が出ているのが、現場の評価アレルギーを更に助長しているように
  感じます。

  いくら時間をかけても、評価はあくまで評価であって、育成やマネジメントに
  活かせるような面談など無理なのではないか、というのが、私の周囲の反応
  の大半です。

  効率的でありながら効果的なフィードバック面談のコツというのはあるので
  しょうか。

  もしあれば、ヒントをいただきたいと思い、メールをさせていただきました。               

  どうぞよろしくお願いいたします。 
 


                   *  *  *  *  *

 Cotoさん、ご質問メールをどうもありがとうございます。

 3月、年度末ということで、Cotoさんのように、これから評価やフィードバック面談を
 行う方もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。


 私たちが評価者研修の中でお話ししていることなども交えながら、今回のご質問に
 私なりにお答えしてみようと思います。

 何か少しでもご参考にしていただければ、と思います。


 ちなみに、先日曽根岡さんが、同様のテーマでコラムを執筆していたので、
 こちらもぜひご参考になさってください。
 http://consultant2.blog68.fc2.com/blog-entry-89.html




★面談のコストパフォーマンスは意外と高い★

 評価面談やフィードバック面談の目的は、あくまで評価のため、あるいは評価の
 フィードバックのため、です。

 でも、間接的には、

 「評価という手法を通して、上司と部下の間で、日々の取り組みや本人の今後
  についてのコミュニケーションを行うため」

 でもあります。


 ここ数年、職場でのコミュニケーション不足というのは、各社でかなり深刻な問題と
 なっていると聞きます。

 以前ご紹介した著書にある「不機嫌な職場」という現象も、一番の問題は、
 コミュニケーション不足による悪循環だと思います。


 「メール文化で育った最近の若者は、自分の世界に閉じこもり、積極的に他者との
  関わりを持ちたがらない」

 という声も聞きます。


 でも、果たしてそれが真実かというと、私がこれまでに数多くの企業と接してきた
 経験から言うと、今も昔も、若者がどこかに帰属したいという想い、あるいは、
 誰かに認められたい、受け入れられたい、という想いは変わらないのではないか、
 と感じています。


 「ありのままの自分を認めて欲しいのに、上司はちゃんと認知してくれない」

 「組織の一員として迎えて欲しいのに、自分がどんな人間か、自分が組織に
  何を求めているのかということに、上司は関心を示してくれない」

 今の、特に若年層の社員の多くは、そんなジレンマを抱え、日に日に元気をなくして
 いるのではないか・・・と思わずにはいられません。


 そんな状態のときに何が効果的かといえば、上司と部下との間で、膝を突き合わせて
 じっくり対話をすることです。

 その名目が何であれ、とにかくコミュニケーションをするということが大切です。


 評価面談やフィードバック面談を、そのための場だと考えてみてはいかがでしょうか。

 日常的に発生しているコミュニケーション不足の問題を、たった30分の評価面談、
 フィードバック面談で改善することができるとしたら、それは非常に高い
 コストパフォーマンスと言えるのではないかと思います。
 

 まずはそんな風に、「面談」という場を、日々の問題を改善するためのひとつの手段
 として前向きに捉えるところから始めてみてはいかがでしょうか。



★フィードバック面談の効果を高める3つのポイント★

 次に、フィードバック面談をより効果的に進めていくための3つのポイントをご紹介
 したいと思います。


 1)評価(項目)の構造を理解し、全体観を持つ

   Cotoさんの会社の人事制度は昨年改定されたばかりとのことですが、
   その評価(項目)のコンセプトや全体構造を、もう一度確認し、ぜひ、全体観を
   持っていただきたいと思います。

   たとえば、

   課題認識/計画策定/責任ある実行/コミュニケーション/修正と改善/部下育成

   といった評価項目がある場合、一つひとつについて、バラバラと評価・フィードバック
   するのも良いのですが、もう少し俯瞰的に見てみると、2つずつの区切りで、
   「仮説-実施-検証(PDS)」のフレームで分けられているのがわかります。


   きっとこの評価項目は、仕事に必要なPDSサイクルの中で、それぞれに最も
   重要な要素を二つずつに絞りこみ、評価項目として設定したのだと思います。

   そのような全体構造がわかると、

   「あなたは仮説の部分は強みが十分発揮されているけれど、実行の部分は
    『やりきる』という面が弱いので、結果が十分出し切れていないんだね」

   とか、

   「あなたは、実行面で、『自分でやりきる』という部分は強いけれど、
    周囲を巻き込む上でのコミュニケーションが弱いので、なかなか組織の力を
    活用しきれず、出せる成果に限界が出てしまうね」

   などと、全体観を持った具体的なフィードバックが可能になり、本人にしても、
   どこを修正すれば、今後どのような結果を出せるようになるか、がイメージしやすく
   なると思います。


   評価制度には、必ずこのような思想やフレームが隠されていると思いますので、
   ぜひその部分を深く理解し、全体観を持った評価とフィードバックを行ってみて
   いただきたいと思います。



 2)ストーリー展開を工夫する

   次に、面談の際のストーリー展開です。
   
   同じ内容を伝えても、その話方やストーリー展開によって、すんなりと頭に入る
   場合と、そうではなく、本人がなかなか受け入れられず、不要な議論に陥って
   しまうケースがあります。

   本人がスムーズにフィードバックを受け入れられるようにするためには、
   以下のようなストーリー展開を意識すると良いのではないかと思います。

   
   ◆全体(総論)から詳細(各論)へ◆
    まずは、1)でもお話したように、いきなり細かい問題の指摘から始めるの
    ではなく、全体で見てどうだったのか、という点から始めたほうが、聞く側も
    スムーズに聞く姿勢に入れます。

    「全体」というのは、たとえば、

     ・上司が期待していた役割を確実に果たしてくれていたのか

    とか、

     ・1)のような全体フレームで見た場合に、どこは強くてどこは改善して
      もらいたいのか

    といった、全体のイメージのことで、ここから徐々に細部に入っていったほうが、
    聞いていてとても理解しやすい説明になります。


   ◆良い点から改善点へ◆
    誰でも、自分の悪い点を指摘されるのは気分が良くないものです。

    まして、自分自身が弱点として認識していない部分を指摘されては、なかなか
    受け入れることは難しいでしょう。


    まずは相手に全てを聞いてもらうためにも、最初は良い点に関するフィードバック
    を行い、その後に徐々に改善点に言及していった方が、面談はスムーズに
    進むことが多いです。


   ◆過去から将来へ◆
    いくら評価のフィードバックだからと言って、過去のことばかりをあれこれ言っても、
    次にはつながりません。

    必ず、過去の評価(良い面も悪い面も)に関するフィードバックを行った後には、
    その結果を受けて来期(来期の役割設定や目標の水準、育成プランなど)は
    どうするか、という「次」につなげるコメントを加えることが必須です。


  「部下とのコミュニケーション」という面談のもうひとつの目的を果たすためにも、
  上記のようなストーリー展開(流れ)を意識することは、ぜひおススメします。



 3)締めの姿勢は「side by side」

  最後に、面談を終えるときの姿勢です。

  フィードバック面談の目的は、何度も書きますが、上司と部下とでコミュニケーション
  をはかること、

  そして、来期に向けての上司と部下との信頼関係やチームワークをしっかり築くこと
  にあります。


  ということは、上・下の関係ではなく、同志の関係を作り上げる、ということでもあります。

  それはつまり、上司と部下とが、同じ方向を向いて、隣り合って歩いていくという
  雰囲気を作り出す、ということです。


  そういう意味で、「face to face」ではなく「side by side」で、という表現を使っています。


  具体的には、上司の側からは、

  「自分も、できることは何でも協力するよ」

  という姿勢を明確に示す、ということであり、部下に対しても、

  「上司への要望や必要な手助けがあれば、何でも言ってね」

  と、上司や会社への希望や期待を自分の口で話してもらい、できるだけ対等な
  関係を築く、というのが大切になってきます。



★結局、大切なのは「関係構築」★

 以上、長くなりましたが、参考にしていただければ、と思います。

 繰り返し書きましたが、結局、評価面談も、フィードバック面談も、大切なのは、
 上司と部下の間の信頼関係を築くことにあると、私は考えています。


 「人事制度のため」と考えると本当に面倒ですが、できるだけ上司であるご自身に
 都合の良いようにその場を活用していただいて、自分にも部下にも、どちらにとっても、
 本当に意味のある場にしていただければ、と思います。


 それが、人事部の方々が期待していることでもあると思います。

 ぜひ前向きに取り組んでみてください!



今週のささやき

 今となっては、上司から評価を受けるという機会が滅多になくなってしまった私
 ですが、そのような状況になって改めて、忌憚のない評価をしてくれる上司の存在を
 ありがたく感じています。


 今は、お客様やビジネス・パートナーからのフィードバックが、以前にもまして貴重に
 なっています。

 他者からのフィードバックがなくなると、人は考えることを止めてしまい、同時に
 成長も止まるんだろうな・・・と思います。


 将来ある部下や後輩のためにも、フィードバックには真剣に取り組みたいですね。


                                    (今週の文責:藤島)




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