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評価の心得
3月になり、ようやく暖かい日が増えてきました。

3月というと「評価の時期」という方も多いのではないでしょうか。
今日は、評価について改めて基本に立ち戻って、ご一緒に考えていきたいと思います。


★評価は面倒なもの?★


3月は年度末の会社も多く、評価者という立場で部下の評価をする立場にあったり、自分の成果について自己評価を書くことになっている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

最近は、人事制度の運用を重視して、評価シートの記入に多くのことを求める会社もおおくなってきました。

そんな状況において、あなたはどんなふうに感じていますか?
「ああ、また評価の時期だ。憂鬱だな。」と感じたりはしていませんか?
 
自分の成果や行動の申告書を書くのには、上手に表現できるか不安であったり、文章にまとめるのに手間がかかったりして、なかなか骨の折れる作業かもしれません。

また、部下の業績や実力を評価するのは、とても責任が重いものですし、さまざまな事情を配慮すると、甲乙をつけることに抵抗を感じる方も多いかもしれません。

「本音を言えば、ただでさえ忙しい時期に、毎年評価のために多くの時間をとられて迷惑だ」と思っている方も少なくないかもしれません。


 
そもそも、評価は何のためにするのでしょうか?

社員のパフォーマンスを正しく測定して、賞与の金額を決めるためでしょうか?

各人の能力や実力を見極めて、基本給の昇給額を決めたり、昇格するかを決定するためでしょうか?


会社によって、人事制度、中でも評価のあり方や、給与への反映方法はさまざまですが、ほとんどの会社で、評価結果を給与や資格といった処遇に反映していることと思います。

そのため、「処遇を決定するために評価する」ということもできるかもしれません。


でも、評価の目的はそのためだけでしょうか?

仕事柄、私達も多くの会社の人事制度を設計してきましたが、いつも繰り返し言っているのは、
 「評価は処遇を決定するためにするものではありません。
  結果として、一人ひとりの貢献や実力に対する会社の認知の表れとして、
  給与や資格といった処遇に反映していますが、そのことが目的ではありません。」
ということです。

「処遇を決めるためだけに評価する」のであれば、あれこれと記入しなくてはならないのは、確かに面倒かもしれません。

でも、評価をするのには、もっと、ずっと大事な目的があるのです。
 
「そんなこと、知っているよ」と思われる方は、次を読み進む前に、今一度、思い出しておきましょう。





★評価の目的★

会社によって、評価制度が異なるので、表現の仕方はいろいろだと思いますが、年に数回、「評価」という形で自分や部下の取組みや成果、行動を振り返るのには、次のような目的があります。


 1.育成のため
 
  評価の視点が成果であっても、能力であっても、行動(コンピテンシー)であっても、
  自分や部下が実際にどのような状況にあるかを知らなくては、何を伸ばしたらよいのか
  わかりません。

  何が強みで、何が弱点なのかを確認して、上司と部下の間で共通の認識を持つには、
  評価は絶好の機会です。

  共通の認識が持てれば、今後さらに成長するために、
    ・どんな点をどのように改善したら良いのか
    ・次にどのような仕事や役割を経験したら良いのか
  などについて、具体的に議論することが可能になります。

  

 2.組織の活動や方向性に一貫性を持たせるため
 

  最近は、多くの会社が「目標管理制度(MBO)」を行っています。
  本来、目標管理制度は、一人ひとりが勝手に目標を立てるのではなく、会社や組織の
  目標に連動して、設定するものです。

  つまり、会社や組織の活動を、社員一人ひとりの活動につなげるためにとても有効な
  ツールなのです。

  一人ひとりが自分の仕事の範囲で、ばらばらな目標を設定していたのでは、本来の
  目標管理制度の役割は果たせていないことになります。

  あなたの会社では、目標管理制度を取り入れているでしょうか?
  取り入れている場合は、会社や組織の目標につながるような運用がなされているで
  しょうか?


  また、行動(コンピテンシー)や実力を評価する仕組みを導入している会社も多いことと
  思います。

  この場合も、会社として求める「行動」や「実力」を社員に示して、きちんと実行している
  かを評価することによって、全ての社員に、会社の方向性に一致した行動をとることを
  求めることになります。

  
  このように、評価の視点がどのようなものであっても、会社のメッセージをきちんとこめた
  仕組みであれば、「評価は、組織の活動や方向性を一致させるため」のツールという
  ことができるはずです。



 3.振り返りによって、次の仮説(目標や取組みのプラン)をより質の高いものにするため
   
  どのような仕事をする場合も、「仮説→実施→検証」のサイクルをまわすことが原理原則
  だという話を、何度かしてきました。
  
  すでにご存知で、意識してこのサイクルを回している方もいらっしゃることと思います。

  特に、プランを立てて実施するという「仮説→実施」の部分は、ほとんどの人が実施して
  いると思いますが、抜けてしまいがちなのが、「検証」の部分です。

  評価は、まさにこの「検証」にあたります。

  仕事の場で、実際にどのような活動を行ったのか、それはなぜか、といったことを
  具体的に確認することによって、その取組みが正しかったのか、そうでない場合は、
  何がいけなかったのかが、明らかになります。

  すると、次の「仮説」である計画を立てたり、役割を設定するときに考える重要な材料
  となります。

  その結果、次の「仮説」の質が高くなるのではないでしょうか。



このように、評価は組織を運営する上で、とても重要な役割を担っていることがわかります。

特に、1番目の「育成」や、3番目の「次の仮説の質を高める」など、単に振り返るだけでなく、今後の組織運営にとって、とても役立つものです。

そう考えると、「評価」は決して「面倒なもの」ではないですね。
せっかく時間をかけて評価をするのであれば、上の3つの点を意識して、最大限に活用していきたいものです。




★評価をするにあたっての留意点★


評価者研修を受けたり、マニュアルを読んだりすると、評価の際にバイアスを持たないように注意されることが多いと思います。

 たとえば・・・

  ・後光効果:    大きな実績を一度でも上げると、常に「優秀な人」という先入観を
              もって評価してしまう

  ・従順バイアス:  自分に従順な人、相性の良い人を高く評価してしまう

  ・自己肯定バイアス:自分と似ている人を高く評価してしまう

  ・能弁バイアス:  自己アピールの上手な人を高く評価してしまう

  ・寛大化傾向:   自分に自信がないと、評価が甘くなってしまう

  ・厳格化傾向:   逆に自信があると、部下の評価が厳しくなる

  ・中心化傾向:   評価差がつくことを恐れて、全員に標準的な評価をしてしまう

  ・直近効果:    評価時期に近い成果や行動ばかり見て、評価期間全体を見た
              評価ができない

 

このようなバイアスを持たないように留意するのは、もちろんですが、ここでは特に次の点を念頭においておくことをお勧めしたいと思います。


 ◆事実を確認すること

  どのような仕組みであっても、印象で評価することは避けましょう。

  部下が実際にどのような行動をとって、どのような結果を出したのかを、具体的に
  確認することに留意します。

  当たり前のことと思うかもしれませんが、この「具体的」が難しいのです。

  極端なことをいえば、「ビデオでみたように具体的に」確認することが理想です。

  どのような場面で、どのように考えて、実際にどのように行動したのかまで確認すると、
  それが求められる行動だったのか、目標達成に向けての正しい活動だったのかが
  はっきりとわかります。

  評価のじきになって、過去の出来事を「具体的」に確認するのは、なかなか難しいもの
  です。

  日ごろから、部下とのコミュニケーションの中で、具体的に活動を確認し、評価の対象に
  なるようなことは、気がついた時に、メモをとっておきましょう。

  そうすれば、評価の時期になって、うなりながら、過去を思い出してシートに記入する
  必要はなくなるはずです。

 
 ◆評価の根拠については、きちんと説明できるようにしておくこと

  評価をするということは、とても責任のあることです。
  
  この「責任」は、具体的には「説明責任」と言っても良いかと思います。
  
  人を評価するからには、自分が部下のどんな活動のどんな点を見て、どんな根拠を
  もって評点を判断したのかを、きちんと説明できなくてはなりません。

  評価者会議や人事から、根拠の説明を求められることもあるかもしれません。

  また、何よりも、被評価者本人にきちんと説明(フィードバック)する責任があります。


  評価者会議などで、自分の判断と違う「調整」がなされそうな時は、自分の判断根拠を
  きちんと説明して、納得いくまで議論することが評価者の責任です。

  そうすれば、まちがっても、「自分は良いと思ったんだけど、評価者会議で調整され
  ちゃってね・・。」みたいなフィードバックはすることがなくなりますね。

  
 ◆単に評点をつけることよりも、今後の育成・活動につなげて考え、
   フィードバックすることに力を注ぐこと


  フィードバックは、単に結果を伝える場ではありません。
 
  これまでの行動や活動などの「事実」に基づき、今後、何を特に伸ばしていくのか、
  そのためには、どのような行動や活動が必要かなど、今後の成長に向けての議論を
  することが大事です。

  また、次の目標設定のための前提となる議論をしておくことも重要です。

  上司と部下の間では、普段の仕事の場で、育成ポイントや活動についてコミュニケー
  ションをとっているはずですが、年に数回は、「評価」や「フィードバック」という場を
  設けて、改めてじっくり と話し合う場を持つことにも、大きな意味があるのではない
  でしょうか。


     
今週のささやき     
 
今回は、評価の基本について、改めて振り返ってみました。

多くの方は、「当たり前」と思われるかもしれませんが、今一度確認して、評価の機会を最大限に活かしていただけたらうれしいです。

独立して仕事をしていると、なかなか「評価」を受ける機会や緊張感がなくなります。

直接、「具体的に」評価をしてもらえるのは、恵まれた環境です。

私達の場合は、「良い仕事をしなければ、仕事が来なくなる」「ネットワークに留まることができない」という、とても厳しい形でのフィードバックを受けることになります。

「気がつかないうちに、そんなことにならないように、自分で自分を評価しなくてはならない」と、世の中の評価の時期になるにあたって、実感したのでした。

                                        (今週の文責:曽根岡)

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