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両立のためのコツ(6) …時間を使いこなす
★巧みに両立している人の共通点★

女性活用が注目されるようになったのは最近のことですが、それ以前から、厳しい環境の中で巧みに仕事と家庭を両立してきた女性も大勢います。

私が知っている巧みに両立している人の共通点は、時間の使い方が上手なことです。

一日24時間、一週7日間という限られた時間の中で、複数の役割をこなすわけですから、以前このメルマガで書いたように、時間当たりの「生産性を上げる」と同時に、時間そのものも上手に使うことが必要になります。
⇒ http://blog.mag2.com/m/log/0000197175/108433254.html


私自身は、冒頭に書いたように、何をするにつけてもギリギリにならないとエンジンがかからず、あまり時間の使い方が上手ではありませんが、とても上手に時間を使っている諸先輩や同僚、若手の皆さんから学ぶことはたくさんあります。

そこで、今回は彼女たちがどのように「時間を使いこなしているか」についてお話したいと思います。




★なすべきことを上手く組み立てる★

仕事でも家事でもプライベートな用事でも、なすべきことは山のようにあります。

時間を巧みに使いこなしている人は、まず、これらのなすべきことを上手にデザインしたりコントロールしています。

その具体的な例をあげてみたいと思います。

 
 ●デッドラインを設ける
  一つひとつの仕事や用事を最終的な期限にむけて
  取り掛かるのではなくて、ある程度のくくりに
  分解して、デッドラインを設けている人が多い
  ようです。

  最終的な期限だけを意識して仕事を進めていると、
  締め切りの直前に子供が病気になったり、急な
  出来事があった場合に、調整しきれずに非常に
  厳しい状況に追い込まれることがあります。

  小さなくくりに分解して進めてあると、仮に多少
  の遅れやズレが生じても、いくらでも修正したり
  取り返すことが可能です。


 ●バッファーを設ける
  このようにデッドラインを設けたり、スケジュー
  ルをたてる際に、ギリギリではなくて、ある程度
  のゆとりを持つことです。

  バッファーとは、急激な衝撃を緩和するための
  装置のことで、身近には、車のバンパーなどが
  それにあたります。

  ある程度のゆとりがあれば、緊急の出来事が起き
  ても何とかやりくりすることが可能となり、その
  衝撃を緩和することができます。

  たとえやりくりできなかったとしても、その影響
  を緩和することが可能となります。

  
 ●上手くいかなかった時の代替策を用意しておく

  仕事の手順や方法などは、当初想定した方法では
  上手く進まないことも多々あります。
  最初の計画はあくまでも仮説としてたてたもの
  ですから、実際にやってみると、予定どおりに
  いかないことがたくさんあるはずです。

  また、想定しなかったことが起きて、当初の予定
  通りに進めることが困難になることもあります。

  仕事だけでなく、育児や家事の場面でも、保育園
  のお迎えを頼んでおいた人の都合が急に悪くなっ
  たり、子供が怪我をしたりなど、予定通りに事が
  進まないことはしょっちゅうあります。

  このように上手く事が進まなかった時の次善の策を
  あらかじめ用意してあると、いちいちあわてること
  なく、素早く対処することができます。

  もちろん、すべての細かいことにまでいちいち次善
  の策を用意することは出来ませんが、上手に時間を
  使いこなしている人は、事が起きた時の打ち手を日
  ごろからたくさん持っているようです。


 ●巧みに優先順位をつける
   
  優先順位をつけるときには、緊急度と重要性という
  二つの軸で考える事が多いですね。

  当然、緊急度と重要性の双方が高いことが最優先に
  なります。

  問題はその次です。
  普通に考えると、たとえ重要性が劣っても、緊急度
  の高いものから手をつけるのが普通です。


  でも、私の知っている時間の使い方が上手な人は、
  必ずしもそうでは無いようです。

  彼女によると、
  「緊急度が高いことは、あえて優先順位を高くしなく
  ても、多少無理をしてでもこなすことになるでしょ。
  だから、私は緊急度だけで考えるのではなくて、難度
  の高いものの優先順位を高くするようにしているの。」
  ということです。

  つまり、難度の高いことは、解決したりやり遂げたり
  するのに時間がかかります。
  後回しにしていると、解決できなくなってしまうと
  いうのです。
  そこで、期限までに時間があるように見えても、難度
  の高いものの優先順位は上げるようにしているそう
  です。


  また、何かで読みましたが、ワタミ社長の渡邉美樹氏
  も別な視点で優先順位を考えているそうです。
  彼も、緊急度の高いことは自ずから着手することになる
  ので、緊急度は低いが重要なことに使う時間をあえて
  優先的に確保しているということでした。

  たしかに、そうしないと「緊急度は高くないけど重要な
  こと」は後回しにされてしまい、いつまでたっても着手
  されないことになってしまいます。


ここであげた例は、当たり前のようでとても難しいことです。

デッドラインやバッファーを設けて計画を立てることはできるかもしれませんが、それを守って確実に実行していくことが何よりも重要です。

というのは、「ゆとり」があると、ついつい気が緩んで、後回しにしてしまいがちだからです。
私など、特にその傾向が強いため、いつも綱渡りのような状態で何とかやりくりせざるを得ませんでした。
事が起こると、自分自身だけでなく家族にもかなり無理をしてもらわなくてはならない事がたくさんありました。

また、緊急度の高いもの以外の優先度を上げるのも、これまた極めて困難なことです。
なぜなら、緊急度の高いことはいずれにしてもやらなくてはならないので、それ以外のことも前倒しに着手するという選択だからです。

そう考えると、上手に時間を使いこなすためには、何よりも意思の強さが必要だと言えるのはないでしょうか。



★その他の配慮や工夫★

時間を使いこなしている人たちは、このように、仕事や家事・育児の組み立てが上手なだけでなく、時間に対する感度が高いことから、共通した配慮や工夫があるように見受けられます。



まず、自分の時間の大切さを痛感しているだけあって、他の人の時間に対しても配慮があります。

共に働く仲間が無駄な時間を費やさずに済むように、自分が、いつまでに、どのような仕事の質をもって次に渡すべきかを知っています。
 
また、コミュニケーションにおいても、必要なことの要点を簡潔かつ明確に、タイミングを逃すことなく伝えています。

また、仕事上必要な情報や役立つ情報を進んで提供することによって、相手が効率よく仕事ができるような配慮が伺えます。

自分が計画通りに仕事を進めたり、効率よく仕事を進めようとするあまりに、周囲の人の時間を考慮しないような身勝手さは、時間の使い方が上手な人にはほとんど見られません。

このような感度と配慮があるからこそ、相手も進んで彼女たちの仕事に協力してくれるのではないでしょうか。



また、感心させられるのは、細切れの時間を上手に使うための工夫です。

通勤の時間を、情報収集の時間に使ったり、自らのトレーニングの時間に変えてしまったり。

あるいは、保育園の送り迎えの時間や買い物の時間を、子供とのコミュニケーションの時間として有効に使ったり。

家事をしている時間やちょっとした待ち時間の中で、抱えている課題の解決策を常に模索して、終には解を見つけてしまったり。

やり方はいろいろですが、無駄のない時間の使い方には、本当に感心させられることが多いです。


そして、このように無駄な時間をきっちり排除することによって、休む時間をきちんと確保して、過労で倒れたりすることなく、仕事と家庭の双方を楽しんでいるのも、時間を上手に使いこなしている人の共通点です。


   *   *   *   *   *

今週のテーマは、私自身の反省そのものです。

「アタマではわかっているのだけど・・」ということを再確認したような内容となってしまいました。

何かしらご参考になったでしょうか?
時間を上手に使いこなして、仕事とプライベートの両立を無理なく楽しんでいる人たちに学んで、少しでも近づきたいものです。
 
 
 
 
今週のささやき

インディペンデント・コントローラーとして仕事を始めて2ヶ月になりました。

最近、一緒に仕事をしている人たちから、個人事業主として仕事をしていくことの厳しさを改めて教えていただきました。

これまでも、コンサルティング会社で働いていると、社内における「市場原理」が働いていて、いかに信頼と仕事を得ていくかというプレッシャーを感じていましたが、独立すると、その厳しさはこれまでの比ではありません。

厳しい一方で、助け合いも必要で、信頼関係のある人たち同士は、とても強い絆でつながっているように思いました。
そして、後に続く者に対しても、厳しいと同時にとても暖かいものを示してくださいました。

私も、一日も早く信頼を得られるよう、全力で仕事をしていかなくては・・と、改めて強く思いました。

そのためにも、今まで以上に時間を上手にやりくりしなくては・・と考えたところで、今回のテーマにたどり着いたわけです。
 
                         (今週の文責:曽根岡)

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【2007/09/13 14:11】 | ■個人の進化・成長に向けて | トラックバック(0) | コメント(0) | page top↑
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