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効果的にメッセージを伝える
1. わかりにくいメッセージ      

● 総裁選も終わり、新政権についての情報が報じられる1~2週間でした。
  私は政治のことに関しては良くわかりませんし、ここで新政権について語るつもりは
  ありませんが、いろいろな場面でコミュニケーションについて感じるところがあった
  ので、少し触れておきたいと思います。

● まず、少し前の話になりますが、3人の総裁候補に対するヒアリングのテレビ番組を
  観ていた時のことです。

  司会者の「小泉さんのように、議会を解散してでもこれだけは必ずやり遂げたいと思
  うようなことはありますか?」という質問に対して、候補者は3人とも「YES]と答え
  ました。

  そこで、司会者が一人ひとりに、「具体的にはどのようなことですか?」と質問した
  ところ、ある候補者は、「それはこれから検討することであって、○○ということや
  ××ということを議論していく中で、議会を解散する必要が出てくれば当然解散しま
  す。」というようなことを、長々と答えていました。

  司会者の意図は、「議会を解散しても成し遂げたいほど、こだわっていることはある
  か」という質問だったと思うのですが、結局、彼が何にこだわって、何を必ず実現
  しようとしているのかは、その番組を観た限りでは、私にはよくわかりませんでした。

● また、昨日は塩崎官房長官のインタビュー番組がありましたが、一つの質問に対して、
  さまざまな事情や配慮などの前置きが長く、要はどういうことなのか、やるのかやら
  ないのかがよくわからない説明のように感じました。

  たとえば、インタビュアーが、「リストラをしてでも、公務員改革を行うのか?」と
  いう質問に対して、のらりくらりとかわして、明言することを避けているように見え
  ました。
  インタビュアーが執拗に食い下がると、「政権主導の改革・・というところに、当然
  公務員改革も含んでいるわけで・・」と歯切れの悪い説明をしています。

  意図して、そのようなコミュニケーションをとっているのかも知れませんが、「政権
  主導の改革・・」といった抽象的な言葉だけで、「公務員改革を確実に実行する」と
  理解できた人はどれくらいいるのでしょうか?
  少なくとも、これもまた、私にはわかりませんでした。

● 政治家のコミュニケーションは、明言することのリスクを避けようとする意図がある
  のかもしれませんが、会社や組織をリードする経営者やマネジャーがこのようなわか
  りにくいコミュニケーションをとるわけにはいきません。

  上記のコミュニケーションがわかりにくいのは、

  - まず、何がしたいのかを明確に描き、
  - それをストレートに伝えていく

  ことが欠如しているからです。
  このどちらが欠けても、社員や組織のメンバーに正しくメッセージを伝えることはで
  きないのではないでしょうか。   
  



2.伝わりにくいメッセージ  
                 
● 先日、あるクライアントで、社員に向けた社長就任のあいさつ文について相談を受け
  ました。
  新社長が用意した原稿は、とてもまじめな文章で、会社の状況を考えてあれこれと、
  これからやっていかなくてはならないことが述べられていました。

  ただ、残念なことに、外部からやってくる新社長に期待と不安を持っている社員の目
  から見ると、新社長が何にこだわり、何を実現しようとしているのか、どのような想い
  を持って経営しようとしているのかが、伝わりにくいように思われました。
  私自身が、工場の職員であったり、事業所の営業マンであると想定して、この原稿を
  読んでみると、社長が伝えようとしていることの強い印象が残らないのです。

● なぜ、伝わりにくいのでしょうか?
  上記の政治家のコミュニケーションのように、直接的な明言を避けているわけではあ
  りません。
  施策に関する具体的な内容も明記されていました。

  私が思うに、まず第一に、いろいろな内容がちりばめられすぎていました。
  それも、抽象的なものと具体的なものが混在しているように見受けられました。
  一般的に、あまり多くのものを詰め込むと、何を伝えたいのかの印象が薄れ、メッセー
  ジが伝わりにくくなります。

  また、非常にまじめで高尚な文章であると同時に、やや難しい表現が多い文章でした。
  ご本人は、本社の高学歴な社員から、工場勤務の社員までいる中で、ターゲットを
  定めにくく、結果として書きなれた堅い文章になってしまったそうです。

  しかし、読み手にとってわかりやすく、メッセージを理解しやすい文章とは、できる
  だけ読みやすい文章です。
  一般に難解な文章は、一見高尚なことを言っているかのように見えますが、内容が理
  解しにくく、何を伝えようとしているのか見えにくいものです。


3. 効果的にメッセージを伝える                

● 多様性を上手にマネージしていくことが求められる時代に、組織を方向づけるコミュ
  ニケーションが今まで以上に重要であることは、このメルマガでも何度か触れてきま
  した。

  しかし、効果的にメッセージを伝えることは、実際にはなかなか難しいようです。
  そこで、上記の例を参考に、今一度、組織を方向付けるコミュニケーションの方法に
  ついて、テクニカルな部分も含めながら整理しておきたいと思います。
 
 
 1.ゴールイメージを設定する 
  まず、このコミュニケーション(着任あいさつやミーティング時のコミュニケーショ
   ン、一対一のコミュニケーションなど)で、何を伝えたいのか、相手にどのような
   状況になってほしいのかをイメージしておきます。
   ・・・たとえば、着任時のあいさつでは、今後の経営についての新社長としての熱い
   想い、信念、覚悟を社員に伝え、信頼関係の入り口を築くことなど。


 2.メイン・メッセージを定める
   一番伝えたいこと、相手に深く刻み込みたいことを絞り込んで、定めておきます。
   具体的な内容の方が、わかりやすくなりますが、概念的な内容の場合もあるかと思
   います。
   その時は、何を伝えようとしているかを、聞き手が同じようにイメージできるように
   表現することが大事ではないでしょうか。
   たとえば、小泉元首相の「聖域なき構造改革」は、安倍首相の「美しい国家」よ
   りも、メッセージ性という意味では優れていたように思われます。


 3.全体の構成を決める  
   骨太な構成を定めます。
   ちなみに、状況にもよりますが、いきなり自分の言いたいことから始めるよりも、
   まずは相手の状況に関する理解や共感を示した方が、これから伝えようとするメッ
   セージを受け入れてもらいやいすくなることが多いようです。


 4.できるだけ平易でわかりやすい文章を、自分の言葉で書く  
   深く考えられた濃い内容であれば、できるだけ平易な表現で、シンプルな構成の文章
   が一番望ましいと言われています。
   日経新聞の記者の話によると、良い文章とは、「途中で読み返すことなく、一気に
   最後まで読める文章」だそうです。
   優秀な人であればあるほど、きちんと平易な表現で、深い内容が込められている文
   章に共感するのではないでしょうか。
   そこで、忘れていけないのは、「自分の言葉で書く」ということです。
   借りてきた言葉だと迫力が出ません。


 5.熱い想いをもって繰り返し伝える
   直接コミュニケーションができる場合は、これらを熱い想いをもって伝えるとよい
   のではないでしょうか。
   この時、先の「自分の言葉で表現する」ということが重要になってきます。
   また、社員や組織のメンバーに伝えるときは、一度で終わることなく、繰り返し伝え
   る機会を持ちたいものです。


  これらは、当たり前のことかもしれません。
  しかし、実際には、社長やマネジャーは「方向性を明確に示している」つもりなのに、
  社員や組織のメンバーの方は「会社や組織のビジョンや方向性が見えない」と感じて
  いるケースが、意外と多いものです。

  せっかく伝えようとしているメッセージです。
  今一度、コミュニケーションのあり方を見直してみて、ぜひとも、社員や組織のメン
  バーの心に訴えるメッセージを効果的に伝えていきましょう。 



今週のささやき                         

 今週はたまたま、感じたり思ったりしたことを書いてしまいました。
ややテクニカルな話に走ってしまったかもしれません。

 私自身、わかりやすく伝えるというスキルは、大きな課題となっています。
こうしてメルマガを書かせてもらっても、どうも文章が硬いような、読みやすさに欠ける
ような気がして、どうしたらもっと読みやすくなるかと、いつも考
えさせられています。

 特に、コンサルタントの文章は、カタカナが多くなりがちです。そこで、ひところは
カタカナ禁止令」なるものをもって、極力ひらがなと漢字で文章を書くようにしていました。

 先日、生意気盛りの次男が、珍しく「学校の先生がなかなかいいこと言ってたよ。」と
私に教えくれました。
先生がおっしゃるには、「わかりにくい難しい文章は書くな。良い文章は、シンプルでわか
りやすい文章だ。一つひとつの文章は短いほうが良い。」
・・・まさにおっしゃる通りです。頭の下がる思いでした。

 良い先生がいらっしゃるなと思ったのと同時に、めったに先生の話を聞いていない息子に、
この言葉がヒットしたという事実に、少しばかり感慨を感じました。

                                     (今週の文責: 曽根岡)  
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【2006/10/09 19:52】 | ■魅力ある会社を目指して | トラックバック(0) | コメント(0) | page top↑
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