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ビジネス・レポートの書き方
最近、クライアントのビジネス文書をレビューしたり、マネジメント・スクールの生徒さんのレポートを採点する機会が続きました。
その際、いくつか気づいたことがあります。

そこで、今回は、基本的なテーマですが、ビジネス・レポートの書き方について考えていきたいと思います。



★なぜ、細心の注意を払わなくてはいけないのか★

仕事の場面で、報告書や提案書など、ビジネス・レポートを書く機会はたくさんあることと思います。

あなたは、どのようにレポートを書いていますか?



最近、いろいろな方のビジネス・レポートを拝見する機会が増えました。
読み手の立場に立ってみると、読みやすいレポートと、そうでないレポートの違いがあまりにはっきりしていることに驚きました。

また、レポートの書き方を通して、その人の日ごろの仕事の仕方や思考のあり方が、伺えるような気がしました。

アタマの中の構成が、書いた文書に反映されていると言っても良いかもしれません。


 
私自身、コンサルティングの報告書を書く際には、それなりのこだわりをもって、書いています。

このこだわりが強い分、他の人が書いた文書を読むと、いろいろ気になるのかもしれません。

 
これは、ワイアットに在籍していたころに、上司(社長)から、かなり厳しく指摘を受けたことがベースになっています。
 
特に、入社して3年目のころに、私が初めて書いたストーリーライン(報告書の内容の要旨をまとめたテキスト)に、紙面が真っ赤になるくらいの添削が入ったことがありました。

驚くほど細かく指摘があり、徹底的に修正されていました。
(それを見たある同僚は、「まるで姑のような細かい指摘」と言ったくらいです。)

でも、この一つ一つの指摘・修正に深い配慮とこだわりがあり、ひどく感心するとともに納得したのを覚えています。

このインパクトが大きかったために、今でも報告書を書く際には、その指導内容は念頭に置いています。 

後に聞いたところによると、ご本人も、文章を書くときには細心の神経を使っているとのことでした。




なぜ、こんなにも神経を使って、文章を書かなくてはならないのでしょうか?

それは、伝えるべき内容を、可能な限り正しく、効果的に伝えるためです。

特に、ビジネス・レポートは、読み手の意思決定の根拠となる情報を報告したり、何かしらの提案をする際に書くことがほとんどです。

読み手に正しい情報をわかりやすく伝え、どのような根拠に基づく提案なのかを、理解させなくては、その目的を果たすことができません。

相手に伝わる歩留まりが悪いと、せっかく一生懸命考えた内容を十分に理解してもらうことができず、自分にとっても読み手にとっても不幸なことになります。

 
そのため、ビジネス・レポートを書く際には、細心の注意を払い、効果的に構成することが必要となります。




最初に述べたように、ビジネス・レポートの書き方には、その人の思考のあり方や、仕事の仕方、コミュニケーションのスタイルが現れています。
 
今回は、ビジネス・レポートの書き方を考えることによって、自分の思考・仕事の進め方・コミュニケーションのスタイルや癖を見直してみましょう。

 


★良いレポートと悪いレポート★

では、良いレポートというのは、どのようなレポートでしょうか?

多くのレポートを読んでいて何よりも思ったのは、良いレポートは、読みやすくて、納得感があります。
何を伝えようとしているかのストーリーが明確で、全体のメッセージがすっきりと伝わってくるレポートです。

 
一方、わかりにくいレポート(悪いレポート)には、いくつかのタイプがあります。
たとえば・・、

 ◆難解な言葉、文章の羅列
  ・・・難しい言葉や専門用語が並んでいるものの、難しすぎて何を言っているのか、
     よくわからないレポート。
     何度も読み返すけれど、なかなか解読することができず、煙に巻かれたような
     感を受けるレポート。 
     このようなレポートは、言葉の勢いや難解な文章で、中身のなさや浅さを
     ごまかしている場合が多い。

 ◆全体のストーリーがあいまい
  ・・・何となく言おうとしていることはわかるが、全体のつながが希薄なレポート。
     結論に唐突感があるレポート。
     思考が十分でない場合に多い。

 ◆複雑・混沌とした構成
  ・・・全体の流れが混沌としていて、何を言っているのかわかりにくいレポート。
     (ぐちゃぐちゃ・・という意味で、「ナポリタン状態」と、呼ぶ人もいます。)

 ◆総花的、発散系
  ・・・いろいろな情報が盛り込まれ、やたらと長いレポート。
     結論の発散してしまい、何が重要なのか、要は何を言いたのかが見えにくい。



これらの原因としては、思考法自体に問題がある場合と、表現する段階に問題がある場合の双方が考えられます。



このような状態に陥らず、すっきりとしたわかりやすいレポートを書くための留意点を以下に、3つの側面からまとめてみました。

 (1)意識面
 (2)構成・内容
 (3)修辞法
 

 これらを参考にして、
 ・ あなた自身のレポートに、上記のような問題がないか、
 ・ もし、少しでも問題があると思われる場合は、思考に問題があるのか、
   それとも、単に表現に問題があるのか
 を分析してみましょう。

 


★良いレポートを書くために・・・(1)意識面★

まず、レポートを作成するにあたって、次の点を意識します。

 ■目的を明確にする
  
  まず、「このレポートは何のために書くのか」という目的を明らかにすることが
  大前提となります。

  たとえば、
  ・上司や経営層が意思決定をするための材料(情報提供)
  ・何らかの提案(課題の解決方法や新たなサービスの提案など)

  この目的を意識することによって、全体の構造や力点の置き方、見せ方が
  変わってくるはずです。

  前者であれば、意思決定に必要な情報をもれなく記載し、それを多角的に分析して、
  わかりやすく説明することが重要です。
  状況を正しく伝えるということに力点を置くことになります。

  後者であれば、自分の提案の背景や根拠を正しく伝え、相手を説得することに
  力点を置くことになります。

  マネジメント・スクールのレポートのように、課題が提示されている場合は、
  それが何を求めているのか、その目的を正しく理解することが第一歩です。



 ■読み手を意識する
  
  上記の「目的」とも関連しますが、読み手の立場に立って考えることが重要です。

  読み手から見て、全体のメッセージがすっきりと伝わるか、わかりやすい構成に
  なっているか、読みやすい文章になっているか・・
  といったことを、常に意識しながら、レポートを作成していきましょう。


  また、読み手が限定される場合には、そのタイプによって、レポートの書き方を
  変えることもあります。

  読み手の思考のタイプや理解力、コミュニケーション・スタイルによって、
  どのように見せたら、より正しく理解してもらえるのかを判断するのです。

  相手側の立場にたって作成する・・・これは顧客思考と同じ発想ですね。




★良いレポートを書くために・・・(2)構成・内容★
 
レポートの構成を考える段階では、以下の各点を確認しましょう。
 
 ■全体構成
  
  実際にレポートを作成する段階では、全体のメッセージがすっきりと伝わるように、
  骨太なストーリーラインを作成しなくてはなりません。

  言い換えれば、重複なく、全体の大きな流れをデザインするということです。
  

  目的によって、この構成は異なると思いますが、ピラミッド・ストラクチャーや、
  基本的な問題解決のアプローチなどを活用して、わかりやすい構成を考えましょう。

  例えば、論旨や結論が明確に打ち出されており、その裏づけとしての資料や
  データが添付されているというのが、もっとも基本的な構造です。

  また、提案を目的としたレポートであれば、問題解決のアプローチをベースにして、
  「現状分析 ⇒ 意味合い抽出 ⇒ 方向性の提示 ⇒ 
   具体的な提案(メリットとデメリット、他のオプションとの比較)」
  といった流れを活用しても良いかもしれません。

  最終的に、読み手がすっきりと理解して、「なるほど」と思える構成になっていれば
  大丈夫です。



  あれも言いたい、これも言いたいといって盛り込みすぎると、
  全体構成が猥雑になるので注意しましょう。

  盛り込みすぎたときは、思い切って不必要な部分をそぎ落として、
  シャキッとした構造に整理してください。



 ■細部の構成
  
  全体構成とあわせて、各部の構成についても、次の各点に留意しましょう。
  

  * 項目と内容を一致させる
   項目を設定しても、内容と必ずしも一致していなかったり、
   おおむね一致していても、違う要素が混在していることがあります。
   読み手から見ると、違和感や気持ち悪さが残ります。


  * 要素のレベルをそろえる  
   箇条書きや項目設定をしたときに、そのレベル感がそろっていな
   いと、これもわかりにくい原因となります。
   項目の不一致と同じく、読み手に違和感を与え、場合によっては
   読みながら組みなおさなくてはなりません。


  * 重複や漏れを排除する
   同じ内容があちこちに出てくると、全体の構成や因果関係が見えなくなり、
   これも気持ち悪さが残ります。
     


 ■ロジック
  
  レポート全体にロジックが通っていなくてはならないことは言うまでもありません。

  ロジックを展開する際には、フレームワークやアナロジーなどを活用することが
  有効です。

  その上で、作成したレポートを見直して、論理展開に無理はないか、
  ロジックにジャンプはないか、判断根拠に納得感はあるか、・・を確認しましょう。

  



★良いレポートを書くために・・・(3)修辞法★

 
最後に、わかりやすいレポートにするための修辞法について考えてみたいと思います。


 ■明快な文章
  
  * 文章は、シンプルで簡潔に
   良い文章、読みやすい文章の代表例として、「新聞の文章を参考にしろ」と
   いわれたことがあります。

   そこで、知り合いの日経新聞の記者にその話をしたところ、彼女によれば、
   「読みやすい文章とは、いかに早く読めるか(理解できるか)で決まる。
    読み返す必要のない文章が良い文章」ということでした。

   シンプルで簡潔、わかりやすい文章によって、中身の深みを表現することが、
   理想なのではないでしょうか。


   なお、基本的に文章は最大2行に収めることを目安にしましょう。
   
   長くなる場合は、途中で分割して、接続詞を上手に使うと良いと思います。
  

  
  * あいまいな表現を避ける
   特に、箇条書きなどの体言留めで表現した場合に、意味があいまいになって
   しまうことがよくあります。

   「○○の刷新」と表記されてる場合、刷新したのか、しなかったのか、
   それともすべきなのかが、よくわかりません。

   この場合も、読み手の立場に立つと、自分ではわかっていたつもりのことが、
   相手にはわかりにくいことに気づくのではないでしょうか。



 ■適切な言葉遣い
  
  「悪いレポート」の例にも書きましたが、難しい言葉が並んでいて、
  何を言っているのか、解読が難しいレポートに時々遭遇します。

  
  レポートに使う言葉は、書き手も読み手も同じように理解し、
  内容を想起できるものでなくてはなりません。


  あいまいな理解で、何となく難しい言葉や専門用語を並べてしまうと、
  深い思考を妨げて、かえって内容が薄くなってしまいます。

  これも私の経験ですが、あいまいな言葉を使うと、上司に、
  「言葉の威力を借りて、中身の薄さをごまかすな」と指摘されたことがありました。
 
  また、自分で正しく理解していない言葉、借りてきた言葉を使うと、
  読み手からそれが透けて見えてしまいます。  

  特に専門用語は、正しく定義した上で使うように心がけましょう。

  また、自分自身に「難しい言葉」「あいまいな言葉」禁止令を課すのも
  良いかもしれません。


  (余談ですが、コンサルタントはやたらとカタカナを用いる傾向があり、
   クライアントから見るとわかりにくいことが多いようです。

   私の参加したあるプロジェクトでは、「カタカナ禁止令」なるものを自分たちで
   課しました。

   私も、それ以降、なるべくカタカナは使わないようにしていますが、
   それでもついつい手を出しています。  改めて、反省。。)
 

 

今週のささやき                     
長くなってしまいましたが、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

このメルマガで、転換ミスの多い私が、レポートの書き方について述べても、説得力がないかもしれませんが、そのあたりは、ちょっと目をつぶってくださいね。



ちなにみ、このメルマガでは、読み手を「標準的なビジネスパーソン」と考えています。

そこで、なるべくシンプルで平易な文章、同時にビジネス・パーソンの方たちから見て、幼稚ではない文章・・を心がけているつもりですがいかがでしょうか?

どうしても文章の癖があったり、十分に練りきれていなくて、読みにくい部分もあるかもしれません。

お気づきのことがあれば、ご遠慮なくご指摘ください。
⇒ http://tinyurl.com/qfn5c

 

こんな私ですが、報告書作成で厳しい指導を受けて、自分なりに意識してきました。
その結果、その後のワイアットレビューを見た、学生時代の友人(新聞記者)に、「だいぶ鍛えられたんじゃないか」と言われたことがあります。
 
以前がひどかったのかもしれませんが、プロから見ても、多少は改善したようで、気づくこと、意識することの大切さを感じました。

 
 
また、最近、別の報道関係の方と連絡をとる機会がありますが、メールの文章だけでも、シンプルでありながら、とてもわかりやすく魅力のある文章だと思いました。

よく、コンサルタントの間でも、「色気のある文章」「艶のある文章」はどんな文章かという話をすることがありますが、まさにそんな感じの文章でした。

さすが、プロは違うな・・と感心しています。
 

                                (今週の文責:曽根岡)


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