>> このブログに込めた想い

当ブログと連動したメールマガジンを、毎週1回配信しています。ぜひご登録ください!

  
powered by まぐまぐトップページへ
スポンサーサイト
上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。


【--/--/-- --:--】 | スポンサー広告 | page top↑
絞り込み
★絞り込むことの必要性★

やらなくてはならないことが山のようにある、でも時間は限られる・・、
このような状況の中で仕事をしている人が実に多いように思います。

あなたも、その一人ではないでしょうか?

特に、変化の激しい中で、将来の目指す姿に向けて先駆けて仕掛けなくてはならないことが増えてきました。
その一方で、目の前の仕事、従来業務もきちんとこなしていかなくてはなりません。

真面目な人ほど、全てををきちんとこなそうとして、大変な思いをしているかもしれません。



では、このような状況をどのように克服していったら良いのでしょうか。

タイムマネジメントが極めて重要なのは言うまでもありませんが、その前提として、いかにやるべきことを絞り込んで、効果的に物事を進められるかが重要です。



事業計画を立てたり、自分の仕事のプランを立てる際に、上司や関係者から「総花的になっている」という指摘を受けることはありませんか?

「総花的」というのは、必要と思われることが全て同じ重さで、もれることなく盛り込まれている状態を言います。

一見、やるべきことが全て網羅されており、完成度の高い計画に見えるかもしれません。

でも、「総花的」な計画は、効果的に物事を進めるためには、決して十分とはいえません。

それでは、なぜ「総花的」ではいけないのでしょうか?



たしかに、「もれなく全体を検討する」ことは大事です。
状況から、自分が成し遂げるべきことを、全体観をもって検討することは極めて重要です。

全体観を持って検討するには、「MECE」(漏れもなく、重複もなく)物事をとらえることが求められます。


問題は、検討された全ての課題が、同じ重さで盛り込まれていることにあります。
 
計画の中に、取り組むべきことが全て同じトーンで語られ、同じ重さで盛り込まれていると、同時に多くのことに着手することになります。

でも、使える時間は限られているので、全ての課題を同時並行的に進めようとすると、持てる時間と力が拡散してしまい、いずれも効果的な結果に結びつきません。


大事なのは、もっともインパクトのあること、今やらなくてはならないことを十分な根拠をもって特定して、それ以外を捨てること・・・
つまり絞り込むことです。
 
あれもこれもやりたい、やらなくてはならない・・という気持ちは理解できますが、実際には全部できるわけではありません。
捨てる勇気を持ちましょう。


 
中には、「絞込みによって、取り組みや計画が薄っぺらになる」と心配する人もいるかもしれませんが、それは絞り込む際の検討や思考が不十分な場合に発生する問題です。

十分な根拠をもって絞り込むことによって、メリハリのない計画が、より現実的な効果的なアプローチへと高度化されるのです。




★絞込みの際の視点(1)・・・優先順位★

では、どのような視点をもって絞込めばよいのでしょうか。

 
まずは、優先順位を見極めることです。

優先順位をつけるときには、「緊急度」と「重要性」という2つの軸で考る事が多いですね。

当然、「緊急度」と「重要性」の双方が高いことが最優先になります。

問題はその次です。
普通に考えると、たとえ「重要性」が劣っても、「緊急度」の高いものから手をつけるのが普通です。

これを見極めて、なすべきことに確実に優先順位をつけていく・・・
これが絞込みの王道であり、無難な方法だと思います。



でも、絞込みの上級者は、ちょっと違った視点を持っている人も多いようです。
 

たとえば、以前お目にかかったハイパフォーマーは、「緊急度」と「難度」という2つの軸で優先度をとらえ、このように話してくれました。

「緊急度が高いことは、あえて優先順位を高くしなくても、多少無理をしてでもこなすことになるでしょう。
だから、自分は緊急度が高いものよりも、難度の高いものをあえて重視しての優先的に着手しています。」
 
つまり、難度の高いことは、解決したりやり遂げたりするのに時間がかかります。
後回しにしていると、いつまでたっても解決できないというのです。
そこで、期限までに時間があるように見えても、難度の高いものの優先順位は上げるようにしているそうです。



また、何かで読みましたが、ワタミ社長の渡邉美樹氏も別な視点で優先順位を考えているそうです。

彼は「緊急度」と「重要度」という2軸で考えていますが、緊急度の高いことは自ずから着手することになるので、緊急度は低いが重要なことに使う時間をあえて優先的に確保しているということでした。



このように、考え方やアプローチはいろいろありますが、いずれにしても、自分なりの根拠を持って優先順位をつけ、今なすべきことを絞り込むことが重要です。



 
★絞込みの際の視点(2)・・・インパクト★

絞込みを行う際のもう一つの視点は、「もっともインパクトのある課題、取り組みを見極める」ことにあります。



たとえば、個々の顧客の要請にあわせて、つど説明資料を作成しているとしましょう。

いちいちゼロベースで資料を作成していると、たくさんの顧客に対応する中で、常に時間に追われることになります。

ここで、多くの顧客の要請の共通点を見極めて、説明資料の雛形を作成してしまうと、部分的なカスタマイズによって対応することができるようになります。

であれば、あえて時間をとって、まずはこの「雛形」作成に着手することが、全体の仕事へのインパクトがもっともあると考えるべきかもしれません。

 
また、顧客の意思決定にインパクトがないようなサービスや形式的な訪問の時間はあえて割愛して(捨てて)、
意思決定に役立つようなデータの分析資料の作成を優先的に行うべきかもしれません。


このように、本来の目的を達成するためには、何がインパクトがあるかを見極めて、そこに絞り込んで着手する・・という視点を持つことも極めて重要なのではないでしょうか。



    *    *    *    *    *


あなたがもし、やるべきことに翻弄されて、忙しい毎日を過ごしているのであれば、今一度、自分の仕事について、次の点を考えてみましょう。


  ●「やらなくてはならないこと」「やりたいこと」に満遍なく全て着手してはいないか。
   (着手しようとしてはいないか。)

  ●絞り込むとしたら、優先順位、インパクトの視点から考えると、
    何に絞込み、何を捨てるべきか。

 



今週のささやき
 
計画書や、トップ向けの報告資料に、あれもこれも満載されていると何をしようとしているのか、何を報告しているのかが結果としてよくわからないことがあります。

全体観を持って深く検討したうえで、重要なことに絞り込むことは、どんな局面でも極めて重要です。


ある有名なコンサルタントは、「戦略とは絞り込むことだ」とも言っています。

もっとも効果的に物事を進めるためには、相互の関連やインパクト、重要性を見極めながら、メリハリをもって取り組むことが求められます。


真面目な人ほど、捨てることへの抵抗があるかもしれませんが、まずは自分の仕事から、あえて捨てることを経験してみるのもよいのではないでしょうか。

  

                                (今週の文責:曽根岡)


スポンサーサイト
【2008/09/11 14:11】 | ■個人の進化・成長に向けて | トラックバック(0) | コメント(0) | page top↑
<<共通言語で文化をつくる | ホーム | オフ会のご報告&御礼>>
コメント
コメントの投稿












管理者にだけ表示を許可する

トラックバック
トラックバックURL
http://consultant2.blog68.fc2.com/tb.php/120-1e685665
この記事にトラックバックする(FC2ブログユーザー)
| ホーム |
上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。